Si estás organizando un evento institucional, artístico o empresarial, invitar a la prensa a tus actividades es muy importante, ya que son quienes luego, harán una reseña publicando en sus medios lo sucedido durante el encuentro. Hay quienes organizan eventos solo para la prensa o contratan agentes especiales para estas tareas, pero si tu presupuesto no lo permite, es importante tener en cuenta algunos tips al momento de recibirlos.

Primero te contamos algunas de las razones para invitar a la prensa:

  • Para que otros hablen del evento
  • Para que se difundan las actividades de tu institución (un evento solidario, un congreso, unas jornadas) o de tu empresa (el lanzamiento de un producto, la inauguración de una sede)
  • Para reseñar eventos sociales o culturales como eventos masivos, recitales, shows, espectáculos o algún acontecimiento que sea interesante que los periodistas compartan con su audiencia
  • Para lograr un recordatorio de marca y tener presencia entre quienes no asistieron al evento
  • Para que se generen notas no publicitarias a veces mejor recibidas por la audiencia (la prensa es diferente a la publicidad, que es paga)

Antes del evento:

Te recomendamos que planifiques y gestiones prestando especial atención al trato con los periodistas, ya que, si organizas eventos con frecuencia pueden transformarse en aliados imprescindibles para las diferentes acciones de promoción de tu evento.

Realiza un contacto personalizado con los diferentes periodistas vinculados a la temática de tu evento, enviales material y haz un seguimiento de cómo recibieron la información y si podrán cubrir el encuentro.

Durante el evento:

Acreditaciones especiales para la prensa: Señalizá y dejá un espacio para recibir a los periodistas que se acreditarán al evento. Puedes elegir la forma en que lo harás, en muchos casos, se les solicita que se pre-acrediten* pero puede pasarte que algunos medios se enteren de tu evento a último momento y quieran ir a cubrirlo igual. En muchos eventos sucede que no tienen previsto esta posibilidad, y ante la llegada inesperada de diferentes medios no saben cómo resolverlo. Es mejor tener en claro cuales serán los pasos a seguir y comunicarselo a todo el personal que se encuentre en la recepción del evento, así los periodistas no tienen que ir de un lado a otro.

Es importante que también destines un espacio especial para la prensa (oficina de prensa), con acceso a internet, computadoras, cafés, bebidas, y algo para comer, ya que si el evento dura todo el día y el medio decide realizar una cobertura todo el tiempo, van a necesitar un espacio para procesar y enviar el material. Esto les facilitará su trabajo y a vos como organizador te sirve porque rápidamente se publicará material fresco del evento. Si la actividad dura más de un día y se publica en un diario o un medio digital desde el primer día, puedes hasta conseguir más participantes para tu evento.

Después del evento:

Realiza un seguimiento de los medios que hablaron de tu evento y envía agradecimientos personalizados.